Корреспонденция

Процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции всегда составляют значительную часть работы с документами в организации. Именно этот сегмент документооборота компании и призвано автоматизировать наше решение “Входящие-исходящие”.
Ниже представлено краткое описание решения.

Входящие
Система позволяет сотрудникам канцелярии регистрировать входящие письма, внося их в систему, рассылать их адресатам (или их секретарям), производить поиск писем в электронном архиве и многое другое. Другими словами, осуществлять полный цикл обработки входящей корреспонденции непосредственно в системе.
Исходящие
Система позволяет секретарям создавать и регистрировать исходящие письма, внося их в систему, пересылать их в канцелярию, осуществлять поиск писем в электронном архиве, производить многие другие необходимые операции с исходящей корреспонденцией.
Электронный архив представлен с помощью наглядного графического интерфейса (доступного, в том числе, и из MS Outlook):

Графическая оболочка системы позволяет осуществлять поиск и обработку документов даже неопытным и неподготовленным пользователям, сводя к минимуму риск возникновения ошибок.
Одна из важнейших функций системы – контроль доступа – осуществляется автоматически. При этом в системе учитывается принадлежность сотрудников к различным филиалам компании, а также наличие у них секретарей, получающих соответствующие полномочия.
Система содержит средства мониторинга и отчетности, встроенные в интерфейс решения.

Рассмотрим более подробно возможности системы и плюсы ее использования.

Возможности системы:

Делегирование полномочий
Если у руководителя (получателя письма) есть секретарь, то он может проводить обработку корреспонденции вместо своего начальника. При этом сам руководитель также может при желании продолжать самостоятельно контролировать обработку корреспонденции.

Распределение доступа и автоматическое назначение прав на документы
В процессе работы с корреспонденцией права доступа к документам назначаются автоматически, исключая несанкционированный доступ и случайное изменение конфиденциальной информации.
Также в системе предусмотрено деление компании на филиалы с соответствующим распределением потока корреспонденции между канцеляриями. Например, исходящее письмо головного офиса компании поступает на регистрацию в соответствующую канцелярию, при этом канцелярии филиалов не имеют доступа к нему.

Поиск документов
В системе реализован удобный поиск документов. Вы можете искать документы по любому набору атрибутов, строке, подстроке, диапазону дат и т.д. Важные письма теперь не затеряются!

Контроль движения бумажных документов
В системе предусмотрены специальные отметки о получении бумажного оригинала документа. Таким образом, всегда можно отследить, где находится документ.

Автоматический контроль и уведомления
Система позволяет контролировать обработку корреспонденции, сообщая сотрудникам о поступивших на обработку документах.
Реализована отправка уведомлений сотрудникам по электронной почте. В качестве вложения к письму присоединяется ссылка на документ и его карточку в системе, позволяя оперативно просмотреть письмо и его регистрационные данные.

Система отчетности
Настроенные отчеты позволяют просматривать реестры корреспонденции как по организации (филиалу компании) в целом, так и по отдельному сотруднику. Также возможны разработка и добавление в систему любых отчетов, необходимых Вашей организации.

Итак, решение “Входящие-исходящие” предоставляет широкие возможности по обработке корреспонденции. Также к достоинствам системы следует отнести:

Удобство конечного пользователя
Интерфейс системы сделан максимально удобным для пользователя, а количество необходимых операций сведено к разумному минимуму.

Гибкость
Решение реализовано как для «толстого», так и для веб-клиента, во втором случае позволяя пользователям работать с документами через Интернет, где бы они ни находились. Вы можете выбрать подходящую для Вашей организации архитектуру. Также в системе есть Outlook-клиент, позволяющий пользователям работать с документами из привычного интерфейса MS Outlook.

Удобство администрирования
Настройка и изменение различных параметров системы осуществляется с помощью удобных встроенных средств администрирования Hummingbird DM.