ОРД. Приказы и распоряжения

Решение “ОРД – Приказы и распоряжения” обеспечивает подготовку, согласование, подписание, регистрацию, рассылку и публикацию приказов, распоряжений и протоколов совещаний полностью покрывая потребности организаций в сфере работы с организационно-распорядительной документацией.
Ниже представлено краткое описание решения.

Система позволяет уполномоченным сотрудникам создавать и править проекты приказов и распоряжений, запускать их на согласование и отслеживать статус согласуемого документа. В свою очередь, обязательные и дополнительные согласующие имеют возможность формировать свои замечания к проектам приказов и получать от инициаторов комментарии и ответы на вопросы.
В основу работы системы положена схема движения документов, представленная в виде графического интерфейса (доступного, в том числе, и из MS Outlook):

Решение уже включает в себя готовую схему движения, однако маршруты согласования приказов и распоряжений могут быть легко изменены с учетом пожеланий заказчика.
Графическая оболочка системы и несложный интерфейс позволяют осуществлять поиск и обработку документов даже неопытным и неподготовленным пользователям, сводя к минимуму риск возникновения ошибок.
Одна из важнейших функций системы – контроль доступа – осуществляется автоматически. При этом в системе учитывается принадлежность сотрудников к различным подразделениям компании, а также наличие у них секретарей, получающих соответствующие полномочия.
Еще одна важная функция системы – контроль сроков согласования – также осуществляется автоматически, с рассылкой уведомлений по электронной почте и генерацией различных напоминаний, обеспечивая, тем самым, скорейшее согласование важных приказов и исключая лишние бюрократические проволочки.
Система содержит средства мониторинга и отчетности, встроенные в интерфейс решения.

Рассмотрим более подробно возможности системы и плюсы ее использования.

Возможности системы:

Гибкая схема движения
Решение уже включает в себя готовую схему движения документов, однако система легко настраивается под любые возможные маршруты.

Делегирование полномочий
Если у руководителя есть секретарь, то он может проводить согласование документов вместо своего начальника. При этом и сам руководитель также может при желании продолжать самостоятельно контролировать обработку документов.

Распределение доступа и автоматическое назначение прав на документы
В процессе работы с документами права доступа к документам назначаются автоматически, исключая несанкционированный доступ и случайное изменение конфиденциальной информации.

Поиск документов
В системе реализован удобный поиск документов. Вы можете искать документы по любому набору атрибутов, строке, подстроке, диапазону дат и т.д. Важные документы теперь не затеряются!

История согласования документов
В системе сохраняется переписка инициатора и всех согласующих, участвовавших в согласовании и подписании приказа или распоряжения.

Автоматический контроль и уведомления
Система позволяет контролировать обработку корреспонденции, сообщая сотрудникам о поступивших на обработку документах.
Реализована отправка уведомлений сотрудникам по электронной почте. В качестве вложения к письму присоединяется ссылка на документ и его карточку в системе, позволяя оперативно просмотреть письмо и его регистрационные данные.

Система отчетности
Решение включает в себя множество отчетов, позволяющих отследить статус и историю согласования отдельного документа, а также получить данные по движению документов в организации в целом (или по отдельному подразделению/сотруднику). Также возможны разработка и добавление в систему любых отчетов, необходимых Вашей организации.

Итак, решение “ОРД – Приказы и распоряжения” предоставляет широкие возможности по обработке приказов и распоряжений. Также к достоинствам системы следует отнести:

Удобство конечного пользователя
Интерфейс системы сделан максимально удобным для пользователя, а количество необходимых операций сведено к разумному минимуму.

Гибкость
Решение реализовано как для «толстого», так и для веб-клиента, во втором случае позволяя пользователям работать с документами через Интернет, где бы они ни находились. Вы можете выбрать подходящую для Вашей организации архитектуру. Также в системе есть Outlook-клиент, позволяющий пользователям работать с документами из привычного интерфейса MS Outlook.

Удобство администрирования
Настройка и изменение различных параметров системы осуществляется с помощью удобных встроенных средств администрирования Captaris Workflow и Hummingbird DM.

Широкие возможности интеграции
Решение “ОРД – Приказы и распоряжения” реализовано на основе системы Captaris Workflow и может быть интегрировано с любыми хранилищами документов. Мы предлагаем готовую интеграцию с хранилищами на основе Hummingbird DM, MS SharePoint или файл-сервера, а также готовы быстро подключиться к вашему хранилищу документов.